机の上の「とりあえずの山」が消えた、箱3つの仕分け方

四日市の事務所で、よくこんな机を見かけます。請求書や案内状やチラシが積み重なった「とりあえずの山」です。急ぎかどうかもわからないまま、上に上に紙が足されていきます。探し物をするたびに、山を端からめくり直すことになり、それだけで朝の時間が過ぎていきます。お客さんが待つ電話口で、必要な紙がすぐ出てこず、冷や汗をかいた人もいるはずです。山の下から、期限が過ぎた紙が出てくることさえあります。

この山を消すコツは、空の箱を3つ用意することです。難しい分け方はいりません。紙を手に取った瞬間に、どの箱に入れるかだけ決めれば十分です。まず、机のそばに箱を3つ並べます。ひとつ目は「今日中にやる」箱、ふたつ目は「今週中でいい」箱、みっつ目は「あとで見返す」箱です。次に、山になっている紙を1枚ずつ手に取ります。中身をじっくり読まずに、表紙だけ見て3つのどれかへすぐ入れていきます。迷ったときは、とりあえず「今週中でいい」箱に入れておけば大丈夫です。1枚あたり、ここまでほんの数秒あれば足ります。最後に、1日の終わりに「今日中にやる」箱の中身だけを空にする習慣をつけます。この箱が空になった日は、その日の仕事がひとまず片づいた合図になります。慣れてきたら、箱に入れた紙に置いた日の日付を書いておくと、後で見返すときにも迷いません。

もちろん、箱を置いただけで山が二度と積み上がらなくなるわけではありません。忙しい日は仕分けを後回しにして、また机の上に紙が戻ってしまうこともあります。それでも箱があれば、戻った紙も次の朝にすぐ仕分け直せます。仕分ける時間は1回1分もかかりません。完璧にきれいな机を目指さず、箱に紙を戻す習慣だけを続けてみてください。