COLUMN
地域の仕事が、今日ちょっと楽になる話。
四日市とその周辺の会社やお店に向けて書いている、小さな工夫のコラムです。お金をかけず、その日から試せることだけを集めました。
机の上の「とりあえずの山」が消えた、箱3つの仕分け方
机の上の書類の山は、空箱を3つ用意して仕分けるだけで片づきます。今日中、今週中、あとで見返す、この3つに分けるだけの簡単な工夫です。
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請求書・納品書が一発で見つかる、クリアファイルの色分け
請求書や納品書は、取引先ごとにクリアファイルの色を分けるだけで、探す手間がぐっと減るという工夫を紹介します。
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「あの書類どこ?」が減る、置き場所を1か所に決める話
書類が机や棚にばらばらだと探す時間ばかりかかります。置き場所を一つに決めるだけで、その日から探す手間がぐっと減ります。
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捨てていいか迷う書類は、「1年箱」に入れるだけでいい
捨てるか迷う書類は、その場で判断せず「1年箱」へ入れるだけでよいという工夫を紹介します。1年間出番がなければ、そのまま処分して大丈夫です。
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FAXの山に埋もれない、届いたその場の3秒ルール
FAXが届いたその場で3秒だけ立ち止まり、行き先を決めてしまえば、机の上に紙の山ができなくなるという工夫を紹介します。
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手書きの日報をやめられない理由と、やめなくていい理由
手書きの日報は無理にやめなくても大丈夫です。紙をそろえて写真を撮っておくだけで、後で困らなくなる工夫を紹介します。
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電話メモが消える問題を、100円のバインダーで解決した話
電話メモが行方不明になる悩みは、100円のバインダー一冊にまとめるだけで、かなり落ち着きます。
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回覧が止まる会社でやった、たった1つの工夫
回覧表の名前の横に「受け取った日」を書く欄を足すだけで、書類が机の上で止まる時間がぐっと短くなります。
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領収書を月末にまとめて後悔する前に、封筒1枚でできること
領収書は月末にまとめず、もらったその日に封筒へ入れるだけで整理の手間がぐっと楽になります。
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「控え」のコピーを取るのをやめても、困らなかった話
納品書や請求書のコピーを取るのをやめてみたら、実はほとんど困らなかったという、控えとの付き合い方についての話です。
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探しものに1日30分使っていた話 — ファイル名のルールを1つ決めただけ
ファイル名の先頭に日付を入れるだけで、探しものにかかる時間がぐっと減ります。四日市の工務店の実例をもとに紹介します。
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デスクトップがアイコンだらけの人へ。フォルダは3つで足ります
デスクトップに散らばったアイコンを整理する方法。作るフォルダはたった3つだけで、探す手間がぐっと減ります。
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「最新版はどれ?」をなくす、日付を後ろに付けるだけの約束
ファイル名の一番うしろに日付をつけるだけで、「最新版はどれ?」と探し回る時間がなくなる、簡単な工夫を紹介します。
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消えたら泣くファイル、USBメモリ1本より安心な置き場所
USBメモリ1本だけの保存はなくすと全部消える怖さと隣り合わせ。パソコン本体と別の場所、二つに分けて置くだけで安心感が変わります。
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パソコンが遅いとき、買い替える前に試す3つのこと
パソコンが遅くても、買い替える前に今日から試せる工夫が三つあります。お金をかけずに動きを軽くするコツです。
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共有フォルダが物置になる会社と、ならない会社のちがい
ファイルが物置になるのは量の問題ではなく、置き場所の決まりをみんなで一度だけ決めてあるかどうかの差です。三つの手順で今日から整理できます。
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「添付し忘れました」が減る、メールを書く順番の話
資料を先に添付してから文章を書くだけで、送り忘れがぐっと減ります。今日から試せる順番の工夫を紹介します。
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よく使う文章は「単語登録」。1日10分の入力が消えた話
毎日同じ挨拶文や住所を打ち直す手間は、パソコンの「単語登録」という仕組みを使うと一瞬でなくなるという話です。
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印刷ミスで紙を無駄にしない、印刷前の10秒チェック
印刷する前に10秒だけ画面を見れば、紙とインクの無駄な刷り直しを防げます。今日からすぐ試せる確認の手順を紹介します。
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パスワードを付箋に書くのをやめられた、ノート1冊の管理法
パスワードを書いた付箋をやめ、ノート1冊にまとめて鍵のかかる場所にしまう、簡単な管理の工夫を紹介します。
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LINEのアルバムで、現場写真の行方不明がなくなった話
現場写真がLINEのトークに流れて迷子になる悩みを、アルバムを使う工夫だけで防ぐ方法を紹介します。
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「写真送って」と言われて探す10分をなくす、アルバムの分け方
「写真送って」に焦らないコツ。撮った直後にアルバムを3つに仕分けるだけで、探す10分がゼロになります。
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仕事の連絡が家族のLINEに埋もれない、グループの分け方
家族と仕事のLINEを最初から分けておくと、大事な連絡が埋もれません。今日からできる分け方のコツを紹介します。
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送った・送ってないのすれ違いが減る、LINEの既読の使い方
LINEの既読は「見た」の印であって「わかった」の返事ではありません。既読と一言返信をセットにする、仲間内だけの小さな約束の作り方を紹介します。
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「スマホの写真がいっぱいです」と出たら、まず消すのはこれ
先に消すべきは書類の写真ではなく、画面の保存写真と撮り直しの残り。順番を変えるだけで容量に余裕が生まれます。
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黒板とチョークの代わりに、スマホで現場を記録する話
黒板とチョークをやめて、百円のホワイトボードと油性ペンで現場の記録写真をきれいに残す工夫を紹介します。
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手書きのメモを撮って送るだけ。それでも立派な報告になる
現場で書いた手書きのメモは清書せず、その場で写真に撮って送るだけで立派な報告になるという工夫を紹介します。
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LINEのノート機能に店の決まりごとを置いたら、質問が減った
同じ質問に何度も答えていませんか。LINEのノートに決まりごとをまとめておくだけで、聞く側も答える側も楽になります。
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「電話よりLINEで」と言い出せない相手との付き合い方
「LINEにして」とは言えない相手には、頼まずに自分から先に写真を送ってしまうと、自然と伝わりやすくなります。
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グループLINEの通知が多すぎる問題を、静かにする設定
グループLINEの通知をオフにして、自分で決めた時間にまとめて読むだけで、気持ちがぐっと楽になりますよ。
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「あの件どうなった?」をなくす、ノート1冊の使い方
電話の伝言が行方不明になる悩みは、専用のノートを1冊、電話のそばに置くだけで解消できます。書き方のこつも紹介します。
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電話の取り次ぎメモ、書く欄を4つに決めたら伝わった話
伝言メモの欄を「相手の名前、用件、期限、受けた人」の4つだけに決めたら、誰が書いても伝わるようになった話です。
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折り返し忘れがなくなる、電話を切った後の10秒ルール
電話を切った直後の10秒で、相手の名前と用件を声に出して確認するだけで、折り返し忘れがぐっと減ります。
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伝言が伝わらないのは、人のせいではなく置き場所のせい
伝言が届かないのは書いた人のせいではなく、置き場所のせいです。場所をひとつに決めるだけで、伝言はぐっと伝わりやすくなります。
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「言った・言わない」が減る、口約束をメモに変えるコツ
電話で決めた約束は、切った直後に日時や数字を短いメモにして送るだけで、後からの食い違いをぐっと減らせます。
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朝礼で同じ話を繰り返さない、ホワイトボード1枚の使い方
出勤時間がばらばらで同じ話を何度も繰り返す朝礼。入り口のホワイトボード一枚で、その手間はぐっと減らせます。
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「誰かから電話あったよ」を卒業する方法
電話の伝言を口だけで伝えるのをやめ、紙に書いて決まった場所に貼るだけで、聞き逃しや伝え忘れがぐっと減るという工夫を紹介します。
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お客さんへの連絡漏れが減った、たった1行の一覧表
電話のそばに置く紙一枚の一覧表で、折り返し忘れがぐっと減った、という身近な工夫を紹介します。
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メールの返事が遅いと言われる人の、朝いちばんの習慣
朝いちばんに、届いたメール全部へ「見ました」のひとことだけ先に送っておくと、返事が遅いという印象がぐっと減ります。
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会議が長い会社でやめた、たった1つのこと
口で報告するのをやめて先に書くだけ。会議は決めごとの時間に変わり、朝礼が二十分で終わるようになった工夫です。
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Excelの表がぐちゃぐちゃになる会社と、ならない会社のちがい
Excelの表が乱れるかどうかは腕前ではなく、最初に決めた小さな約束を守れているかで決まります。今日から真似できる工夫を三つ紹介します。
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セルの結合をやめたら、あとの作業が全部楽になった話
見出しをきれいに見せるためのセル結合が、並べ替えやコピーでつまずく原因に。結合をやめるだけで表がぐっと扱いやすくなります。
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同じ表に2人で書き込むと壊れる理由と、壊れない方法
二人で同じ時間に入力すると数字が消えるのは上書きが原因。時間や場所を分けるだけで壊れなくなります。
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電卓で検算する手間が消える、合計の式の入れ方
電卓で二度計算して答え合わせをする手間をなくし、表に合計の式を入れるだけで締め作業を早く終わらせるやり方です。
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「並べ替えたら行がずれた!」を防ぐ、表の作り方の基本
セルをくっつけていることと、全部を選ばずに並べ替えていることが原因です。くっつけをやめて表全体を選び、通し番号の列を作れば、並べ替えても元に戻せます。
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毎月作る表は、先月のをコピーしない方が早い話
先月の表を直すより、数字なしの「元の表」を一枚作って毎月コピーする方が、消し忘れ探しの手間がなく早いという話です。
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印刷したらはみ出るExcelを、1分で収める設定
印刷すると表がはみ出て困る人へ。ページレイアウトの設定を1分で変えるだけで、見積書や請求書を1枚にきれいに収める工夫を紹介します。
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色を塗りすぎた表は、かえって見えなくなるという話
色をたくさん塗るほど見やすくなるわけではありません。目立たせたい一つだけに絞ると、表は驚くほど見やすくなります。
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「この数字どこから来たの?」と聞かれない、メモの残し方
数字を入れたセルの隣に、出どころを一言メモしておくだけで、後から誰に聞かれてもすぐ答えられるようになります。
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Excelが苦手な人ほど、フィルターだけは覚えてほしい理由
Excelの一覧を毎回目で探すのが大変な人へ。フィルターというボタンひとつで、見たい行だけすぐ選び出せます。
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手帳とカレンダーとホワイトボード、予定が3か所にある危うさ
予定を書く場所を一つに決め、残りは写すだけにすると、手帳とホワイトボードの食い違いがぐっと減ります。
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「今日何やるんだっけ」で始まる朝をやめた、前日5分の習慣
朝、今日は何からやろうと考え込む時間を、前の夜のたった五分でなくす、明日の三つだけ書き出す習慣の作り方です。
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締め切りを忘れない人がやっている、たった1つのこと
締め切り当日ではなく2、3日前に印をつけるだけ。毎日見る場所に書けば、うっかり忘れがぐっと減ります。
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二重予約をやらかした私が、それ以来続けている確認
二重予約をしてしまった苦い経験から、予定を一か所にまとめて書き、声に出して確認する習慣を続けています。
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午前中が電話で消える人の、折り返し時間のまとめ方
電話の順番を追いかけるのをやめて、折り返す時間を朝と昼過ぎの二回だけ先に決めると、午前中の電話対応が驚くほど楽になります。
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「ちょっといい?」で仕事が進まない日の、小さな守り方
「ちょっといいですか」の声かけで作業が止まる日、戻る回数を減らすより早く戻れる仕組みを作ると楽になります。
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月末がいつも修羅場になる会社の、月の半ばにやる10分
月末に慌てる会社ほど、実は月の半ばが勝負。十五日前後に十分だけ、今月の残り仕事を紙に書き出して手を打つと、月末の修羅場がぐっと減ります。
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予定表は家族に見せるつもりで書くと、ちょうどいい
予定表を家族が読んでも分かる書き方にすると、あなたが休んだ日にまわりが困らずに済みます。
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休みの日に仕事の電話が来ない仕組みを、少しずつ作る
休みの日の電話は少しずつ減らせます。留守電の案内文、貼り紙、緊急連絡先の絞り込みという3つの工夫を紹介します。
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やることリストが長くなりすぎたら、3つに絞っていい
やることが多すぎて手が止まる朝は、今日やる3つだけ丸をつけて、残りはいったんしまっておくと動き出せます。
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手書きPOPが売上を変えた話と、まねするときのコツ
値札の横に手書きの一言を添えるだけ。紙とペンだけで、今日から試せる売り場の工夫を紹介します。
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「いつもの」が通じる常連さんを増やす、名前メモの習慣
「いつもの」が通じない気まずさは、レジ横のノートに名前と好みを一行書くだけで、すぐになくせます。
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閉店後の10分でできる、明日の自分への申し送り
閉店後の10分で、明日の自分あてに気になったことを三つだけメモに残すと、朝の慌ただしさが少し楽になるという工夫です。
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棚卸しが夜中までかかる店でやめた、数え方の思い込み
棚のもの全部を同じように数える思い込みをやめるだけで、夜中までかかる棚卸しがぐっと早く終わります。
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発注のしすぎ・し忘れが減る、売り場の写真1枚
棚の写真を発注の直前に1枚撮っておくだけで、多すぎる発注も頼み忘れも減らせる、今日から試せるお店の工夫を紹介します。
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お客さんの「また来ます」を本当にする、小さな約束の覚え方
お客さんとの小さな約束を忘れないコツは、頭で覚えず紙に書くだけ。今日から始められる簡単な工夫です。
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雨の日の暇な時間に、やっておくと効く仕込み
雨の日の空いた時間に、よくある質問や常連さんのことを紙にメモしておくと、忙しい日がぐっと楽になるという話です。
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値札の書き直しが減る、値段の決め方の話
仕入れの値段にぴったり合わせず、少し余裕を持たせて値段を決めておくと、値札を書き直す回数がぐっと減ります。
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口コミにどう返事するか迷ったら、この3行から
口コミの返事に迷ったら、お礼・相手の言葉を拾う・今後の一言、この三行だけ決めておくと毎回悩まずに書けます。
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店の電話に出られないときの、留守番電話の一言の変え方
留守番電話の一言を変えるだけで、お客さんとの行き違いを減らせます。折り返せる時間と、伝言のお願いを一言足すだけの工夫です。
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レジ締めの数が合わない夜を減らす、日中2回の確認
夜のレジ締めで現金が合わず困っていませんか。日中に二回だけ確認する時間を作ると、合わない夜がぐっと減ります。
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請求書の出し忘れがなくなった、月はじめの15分
月に一度、請求書を出す日を先に決めておくだけで、出し忘れて取引先に催促される気まずさがなくなります。
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「あれ、入金まだ?」に気づける、シンプルな一覧の作り方
入金の遅れに気づくコツは、取引先ごとの予定日と実際の入金日を一枚の紙に並べて書くだけです。
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小口現金が合わない問題は、財布を分けると半分解決する
小口現金が合わない悩みは、用途ごとに財布や封筒を分けるだけで原因の半分が見えてきます。
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見積もりの控えが見つからない問題、番号を付けるだけの話
見積もりの控えが見つからず慌てた経験はありませんか。番号を一つ付けるだけで、探す手間がぐっと減る工夫を紹介します。
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経費の精算を溜める私がたどり着いた、週1回の儀式
レシートをためて月末に慌てる方へ。週に一度だけ向き合う日を決めるだけで、片づけが驚くほど楽になる工夫を紹介します。
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銀行に行く回数を月1回に減らせた、振込のまとめ方
振込みの期限がばらばらだと銀行通いが増えがち。期限を一覧にして月1回にまとめれば、窓口に並ぶ回数がぐっと減ります。
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値上げの案内文、正直に書いたら常連さんが増えた話
値上げの紙に理由を正直に書いたら、常連さんが離れず、むしろ増えた。その伝え方の工夫を紹介します。
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「その人にしかわからない仕事」を1つ減らす、写真付きメモ
その人にしかわからない仕事は、写真を一枚撮ってひと言添えるだけで減らせます。手元の写真に印をつけて、そばに貼っておくだけの工夫です。
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新人さんへの説明が3回目になったら、紙1枚に書くとき
同じ説明を三回したら、その場でメモを取り紙に清書して貼るだけで、聞き直しの気まずさも教える手間も減ります。
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引き継ぎノートは、完璧を目指すと書き終わらない
引き継ぎノートは完璧を目指すと一生終わりません。今日困った作業だけを、その場でメモすれば十分だという話です。
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「見て覚えて」で育った私たちが、それでも手順を書く理由
見て覚える育て方をしてきた私たちだからこそ、忙しい今は一つの作業だけ手順を紙に書き残すと、休んだ日の困りごとが減ります。
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急に休んでも回る店と、回らない店のちがい
誰かが急に休んでも店が止まらないのは、能力の差ではなく、今日やることが紙に書いてあるかどうかの差だという話です。
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ベテランの頭の中を、雑談しながら記録に残すコツ
ベテランの勘やコツは、かしこまらず雑談の中で少しずつ聞き出し、短い言葉で書き残すと引き継ぎが楽になります。
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マニュアルという言葉が重いなら、「約束ごと」と呼べばいい
「マニュアル」を「約束ごと」と呼び方を変えるだけで、教える側も教わる側も気が楽になるという工夫の話です。
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教えるのが苦手な人ほど、チェックリストに助けられる
教えるのが苦手なら、話す前に手順を紙一枚に書き出すと、伝え漏れも同じ質問もぐっと減ります。
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パスワードを全部同じにしている方へ。まず1つだけ変えるならこれ
パスワードを使い回している方へ。全部は変えなくていい、まず一か所だけ変えるなら、それはメールです。その理由とやり方を紹介します。
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怪しいメールを見分けるには、送り主の見方だけ覚えてください
怪しいメールは文面ではなく送り主のアドレスの表記だけを見比べれば見分けられます。違和感があれば電話で本人に確認するのが一番確実です。
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スマホをなくした日のために、今日やっておく2つのこと
スマホをなくした日に困らないために、今日中にできる二つの備えを、身近な工夫だけでわかりやすく紹介します。
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パソコンは壊れる前提で、月1回コピーを取る習慣
パソコンはいつか壊れるものと考え、月に一回だけ大事な記録を別の場所に写しておくと、いざという時に慌てずに済む簡単な習慣を紹介します。
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「うちは狙われない」と思っていた会社の話
うちは狙われないはずと思っていた四日市の会社が、偽の振込先メールにだまされかけた話から、今日からできる確認の習慣を紹介します。
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甘い儲け話のメールに使える、家族にも見せたい断り方
メールで届く儲け話への断り方を、一晩置いてから決まった言葉で返す簡単な工夫として紹介します。家族にもそのまま教えられる内容です。
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停電・断水のとき、連絡先が紙でも手元にある安心
停電や断水で電話が使えないとき、大事な連絡先を紙に書いて手元に置いておくと安心という工夫を紹介します。
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辞めた人のパスワード、そのままになっていませんか
辞めた人のパスワードをそのままにしていませんか。辞める日にその場で書き出して変えるだけで、後の不安がぐっと減ります。
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何から手を付けるか迷ったら、いちばんイライラする作業から
どこから変えればいいか迷ったら、いちばんイライラする作業だけを一つ選んで、まず試しに変えてみる。それだけで一日が少し楽になります。
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新しいやり方が続かないのは、意志ではなく置き場所の問題
新しい表や用紙が続かないのは、やる気ではなく置き場所のせい。古いメモの場所にそのまま置き換えるだけで変わります。
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「うちは昔からこうだから」と言う前に、1週間だけ試す方法
朝の指示を口頭だけに頼ると聞き違いが起きがち。まず一週間だけ新しいやり方を並べて試すと、続けるかどうか自然にわかります。
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便利になったのに現場が不満そうなとき、見直すこと
便利になったはずなのに現場の表情が硬いなら、結果だけでなく変えた理由を伝え直すと、少しずつ空気がやわらいでいきます。
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道具を増やす前に、やめられる仕事を1つ探す話
同じ内容を何度も書き写す仕事、ありませんか。道具を増やす前に、やめられる仕事を一つ見つけるだけで手間は減ります。
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変えるのが怖いのは当たり前。だから小さく試すという考え方
変化が怖いのは当たり前。全部を変えず一つだけ小さく試すと、気持ちが軽くなるという工夫を紹介します。
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