「並べ替えたら行がずれた!」を防ぐ、表の作り方の基本

四日市のある会社で、注文一覧を金額の大きい順に並べ替えました。すると会社名と金額の組み合わせがバラバラになってしまいました。慌てて元に戻そうとしても、どれが正しい並びだったのか分からなくなります。間違えたまま請求書を作ってしまい、あとで数字を確認し直したという話もよく聞きます。

実はこのずれ、表の作り方を少し変えるだけでほとんど防げます。原因の多くは、見た目を整えるためにセルをくっつけて使っていることです。もう一つの原因は、並べ替えるときに表の一部しか選んでいないことです。新しく何かを買う必要はなく、今ある表を少し直すだけで済みます。まず、見た目を整えるためのセルのくっつけをやめます。たとえば会社名の欄を2行分くっつけて使っていると、並べ替えたときに中身だけがついてこないことがあります。次に、並べ替える前に表の左上から右下まで、空いている部分も含めて全部を選びます。一列だけ選んで並べ替えると、その列だけ動いて他の列が置き去りになってしまいます。最後に、表の一番左に、1から順に数字をふった列を作っておきます。パソコンの元に戻す働きは、保存したあとだと使えないことがあります。並べ替えたあとにおかしいと感じたら、この数字の列でもう一度並べ替え直せば、元の並びにすぐ戻せます。

それでも、表の途中に空っぽの行や列が混ざっていると、うまく全部を選べないことがあります。そんなときは、表の隙間をいったん埋めてから並べ替えると安心です。並べ替えたあとは上から数行だけでいいので、実際に目で見て名前と金額が合っているか確かめてください。人手に余裕があれば、もう一人に見てもらうとさらに安心です。ひと手間かかりますが、あとから慌てて調べ直すよりずっと楽です。