毎月作る表は、先月のをコピーしない方が早い話

毎月の売上表や経費の表を作るとき、先月使ったファイルを開いて、そのまま今月の分に書き直していませんか。四日市のお店や会社でも、よく見かけるやり方です。先月の数字を一つずつ消して、新しい数字を打ち込み、日付とタイトルを直して、また保存する。表の数が増えるほど、この一手間に取られる時間も増えていき、気づけば毎月いちばん手間のかかる作業になっています。

先に結論を言います。毎月「先月の表をコピーする」のではなく、数字が何も入っていない「元になる表」を一枚だけ用意して、それを毎月コピーしたほうが早いです。先月の表を使い回すと、消したはずの数字がどこかに一つ残っていたり、計算の式が違う場所を指したまま気づかなかったりします。合計だけ先月のままになっていて、後で慌てて直したという経験がある方も多いはずです。それを後から探して直す時間が、思っている以上に長いのです。やり方は三つです。まず、今使っている表から数字だけをきれいに消して、見出しと計算の式だけが残った表を一枚作ります。これを「元の表」として、他の月の表と混ざらない場所に分けて保存しておきます。次に、毎月表を作るときは先月のファイルではなく、この「元の表」をコピーして使い、ファイル名には必ず何月分かがわかる数字を入れます。先月のファイルは直さず、記録としてそのまま残しておきます。最後に、数字を打ち込む前に、計算の式が正しい場所を指しているか、上から下までざっと目で確かめてから入力を始めます。

ただ、月によって表の形そのものを変えたり、見出しの並びをよく直したりする場合は、この元の表も毎回作り直す手間がかかります。それでも、隅々まで消し忘れを探す時間よりは、ずっと短く済むはずです。まずは今月分の表から、要らない数字だけ消してみることから始めてみてください。