印刷したらはみ出るExcelを、1分で収める設定

四日市市内の会社でよくある場面です。見積書や請求書をExcelで作り、いざ印刷すると右端の列が次のページに飛び出てしまいます。一枚で渡したい資料なのに、気づけば二枚に分かれてしまいます。慌てて余白や文字の大きさを手で調整したことがある人も多いはずです。列を一つ増やしただけなのに、表全体の幅がじわじわ広がっていたということもよくあります。何度も印刷し直して、紙を無駄にしてしまうこともあります。取引先にすぐ渡したい書類だと、なおさら焦ってしまいますよね。結論から言うと、印刷の前に「1ページに収める」という設定を使えば、この悩みは1分で解決します。難しい作業は要りません。

やり方は三つの手順だけです。まず、印刷する前に画面上部にある「ページレイアウト」という場所を開きます。次に、その中の「拡大縮小印刷」という項目を選び、横を1ページ、縦を1ページに設定します。この設定は、印刷の画面の中からでも同じように選ぶことができます。最後に、印刷前の確認画面を開いて、表がきちんと1枚に収まっているかを目で確かめてから印刷します。この三つの手順だけで、はみ出ていた列や行はぐっと減ります。慣れれば、次からは本当に1分もかかりません。

ただし、表の列がとても多い場合は、文字が小さくなりすぎて読みにくくなることもあります。そのときは、先に使わない列を隠したり、余白を少し狭めたりしてみます。そうすれば、文字の大きさをあまり犠牲にせずに済みます。また、印刷の向きを縦から横に変えるだけで、あっさり収まることもあります。まずは向きを変えてみるのもおすすめです。それでも収まらないときは、無理に一枚にこだわらず、二枚に分けて見やすさを優先するのも一つの手です。何度か試しながら、自分の表に合う設定を見つけてみてください。