電卓で検算する手間が消える、合計の式の入れ方

夕方、売上の紙を集めて電卓をたたき、合計を出します。そのあと同じ数字をエクセルに打ち込み、電卓の答えと見比べます。数字がひとつでも違うと、どこで打ち間違えたのか、また最初から探し直すことになります。忙しい時間帯の締め作業や、月末の経費の集計で、これをやっている方は多いと思います。二重に計算しているのに、なぜか安心できないという声もよく聞きます。

結論から言います。表の中に合計を出す式を入れておけば、電卓で確かめる作業自体がいらなくなります。式が自動で計算してくれるので、答えが合っているかどうかを気にする必要がなくなります。手で計算してから写す、という二度手間もなくなり、締め作業が早く終わります。

やり方は簡単です。まず、数字が並んでいる列の下にある、空いているマスをクリックします。次に、そのマスに「=SUM(」と打ち、合計したい数字の範囲をマウスでなぞって選びます。最後にカッコを閉じてエンターを押すと、その列の合計がマスに表示されます。数字をあとから直しても、この式が入ったマスの答えは自動で変わりますので、毎回打ち直す手間もかかりません。同じ式は、下や横のマスに引きのばしてコピーすることもできます。

ただし、途中で新しい行を差し込んだときは、その行が式の範囲に入っているか一度目で確かめてください。範囲の外に増えた行があると、そこだけ計算から抜け落ちてしまいます。心配なときは、合計のマスを一度クリックし、点線で囲まれる範囲が正しいかを見るだけで大丈夫です。それでも数字が合わないときは、まれに文字が混ざって数字として読み取られていないことがあるので、そのマスの左上に小さな印がないか確かめてみてください。