同じ表に2人で書き込むと壊れる理由と、壊れない方法

事務所のパソコンに置いてある注文表を、パートさんと自分で同時に開いて入力することがあります。あとで表を開くと、さっき自分が打ち込んだ数字が消えていて、パートさんが入れた数字だけが残っていました。二人で同じ時間に頑張って入力したのに、片方の分だけそっくり消えてしまうと、がっかりしますよね。何度も入れ直すうちに、どちらの数字が正しいのか分からなくなり、結局お客さんへの返事も遅れてしまいます。

実はこれ、同じ表を二人が同時に開いて、それぞれ保存したときに起きます。あとから保存した方の内容で、表全体が上書きされてしまうからです。壊れないようにするコツは、同時に同じ表を触らないように、先に決めておくことです。やり方は難しくありません。まず、表を触る時間を分けます。午前はAさんが入力する、午後はBさんが入力する、というように決めておくと重なりません。次に、どうしても同時に入力したいときは、触る場所を分けます。注文の上半分はAさん、下半分はBさん、というように行を分けておけば、二人が同時に保存しても消えません。最後に、入力を始める前と終わったときに、ひとこと声をかけ合います。「今から入力するね」「終わったよ」の一言だけで、うっかり重なるのを防げます。付箋に「入力中」と書いて表の横に置くだけでも、同じ効果があります。

ただし、人数が増えると、この分け方だけでは追いつかないこともあります。同時に触りたい場面がとても多いお店や事務所でも同じです。そのときは、いったん紙に書いてもらいます。あとで一人がまとめて表に入力する昔ながらの方法に戻すのも、悪くない選択です。無理に一つの表にこだわらなくても、困りごとは少しずつ減らせます。