デスクトップがアイコンだらけの人へ。フォルダは3つで足ります

パソコンの画面を開いたとたん、アイコンがびっしり並んでいて目当てのファイルが見つからないことはありませんか。四日市の会社でも、見積書や写真や請求書がそのままデスクトップに置かれていて、探すだけで毎回数分かかっているという声をよく聞きます。似た名前のファイルが何個も並んでいて、どれが最新かも分からず、開いては閉じてを繰り返す人も少なくありません。取引先を待たせながら画面をスクロールし続けるのは、地味に気まずいものです。この探す時間は、一日に何度も積み重なるとかなりの重さになります。

結論から言うと、フォルダは3つだけで十分です。細かく分けようとするほど、逆にどこに入れたか忘れてしまうからです。フォルダの数を増やすより、置き場所のルールを単純にする方が長続きします。

まず「今取り組み中」という名前のフォルダを一つ作ります。今日使う書類や画像は、案件の種類に関係なくすべてここに入れると決めます。次に「終わったもの」という名前のフォルダを作り、仕事が済んだ書類は毎日の終わりにまとめてここへ移します。移すのは五秒もかかりません。最後に「あとで見る」という名前のフォルダを一つだけ作り、すぐには使わないけれど捨てられない資料や写真をまとめて入れておきます。この3つ以外は絶対に増やさないと決めるだけで、置き場所に迷う時間がぐっと減ります。デスクトップに新しいアイコンを置きたくなったら、必ずこの3つのどれかに入れる癖をつけましょう。

ただ、フォルダを3つにしても、ファイルの名前がばらばらのままだと結局探しにくいです。日付と内容を先頭につけて名前をつける工夫も、あわせてやってみると効果が出やすいです。慣れるまでは少し面倒に感じるかもしれませんが、一週間も続ければ、探す時間はかなり減っていきます。