探しものに1日30分使っていた話 — ファイル名のルールを1つ決めただけ

見積書を作ろうとして、パソコンの中を延々と探し回った経験はありませんか。四日市市のある工務店では、担当者が「あの現場の写真、どこに保存したっけ」と毎回同じ場所を開き直していました。似たような名前のファイルがいくつも並んでいて、どれが最新か分からず、結局は本人に電話で聞くしかありません。休みの日に本人が出ないと、その仕事がその日は丸ごと止まってしまうこともあったそうです。こうした探しものの時間を毎日足していくと、気づけば1日に30分近くになっていました。

結論から言うと、ファイル名の先頭のつけ方を1つだけ決めれば、この時間はぐっと減ります。新しい仕組みを買う必要も、難しい約束事を覚える必要もありません。まず、ファイル名の一番先頭に日付を入れます。20260708のように数字だけを並べると、並べ替えたときに新しい順できれいに並びます。次に、日付のあとに現場名やお客さんの名前を入れます。中身を開かなくても、名前を見ただけで何のファイルか分かるようにするのが目的です。最後に、この並び順を紙に書いて、パソコンのそばに貼っておきます。誰が見ても同じつけ方をまねできます。新しく入った人でも、休みの人がいても、他の人がすぐに探し当てられます。

ただし、すでにたくさんのファイルがたまっている場合は、古いものまで全部直そうとすると途中で疲れてしまいます。今日からつくるファイルだけ新しいルールにして、古いものは開いたときについでに少しずつ直していくくらいで十分です。それでも家族と仕事のファイルが同じパソコンに混ざっているような場合は、名前だけでは限界が来ることもあります。まずは仕事のファイルだけでも試してみてください。完璧を目指さず、無理なく続けられる形にすることが、結局は探しものを減らす一番の近道になります。