「控え」のコピーを取るのをやめても、困らなかった話

レジの奥に、控えのコピーを綴じたファイルが何冊も積み上がっているお店は多いと思います。お客さんに渡す納品書や請求書を書くたびに、奥のコピー機まで走って一枚コピーを取ってから渡します。忙しいお昼どきや、電話が鳴っている最中は、その往復だけで数分が消えてしまいます。しかも綴じたファイルを後から見返すことは、実はほとんどありません。何年分もの紙が棚の上を占領しているだけ、というお店も少なくないはずです。

先に結論を言うと、控えのコピーをやめても、困ったことはほとんど起きませんでした。ある日コピー機の紙が切れていて、控えを取らずにそのまま渡したことがありました。それから半年たっても、控えがなくて困る場面は一度もありませんでした。まず、本当に控えが必要な書類と、なくても困らない書類を分けてみます。金額が大きい請求書や、初めての取引先との契約書はそのまま残します。毎日のちょっとした納品書や伝票は、コピーをやめてしまいます。次に、コピーを取る代わりに、渡した中身を一行だけ書き写しておきます。いつも使っている注文帳や、レジ横のノートで十分です。日付と相手の名前と金額、それだけで十分です。最後に、一か月ほどそのやり方を続けてみて、実際に困った場面があったかどうかを振り返ります。困らなければ、コピーをやめる書類の種類を少しずつ増やしていきます。

ただし、後でお金のやりとりでもめそうな書類は、念のため控えを残した方が安心です。金額の大きい取引や、はじめてのお客さんとのやり取りも同じです。全部いっぺんにやめる必要はなく、心配なものだけ残せば十分です。コピー機の順番待ちがなくなるだけで、毎日の忙しさはずいぶん軽くなりますよ。ファイルを綴じる時間もいらなくなります。