「最新版はどれ?」をなくす、日付を後ろに付けるだけの約束

一つの見積書を、担当者と上司の間で行ったり来たりさせながら直している時、ふと手が止まることがあります。ファイル名が「見積書_最終」「見積書_最終2」と増えていきます。しまいには「これで本当に最終」まで出てきて、どれが新しいのか分からなくなるのです。共有のフォルダの中を探しても、更新した日時の欄を見比べないと分からず、時間ばかり過ぎていきます。取引先に送る直前に、古い数字のまま出してしまいそうになり、冷や汗をかいた経験がある方も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、ファイル名の一番うしろに日付をつけるだけで、この悩みはほとんどなくなります。「最終」や「これで確定」という言葉は、あとで必ず直しが入るので当てになりません。日付は誰が見ても新しいか古いかがすぐ分かる、いちばん正直な目印です。やり方は難しくありません。まず日付の書き方を「20260708」のように数字だけで八桁にそろえます。それをファイル名の一番うしろ、「.xlsx」のような部分の手前に置きます。数字だけにそろえておくと、フォルダの中で名前順に並べたときに、自然と古い順から新しい順に並びます。次に、直すたびに上書き保存するのではなく、その日の分を新しい日付のファイルとして別に残すようにします。古いものも消さずに置いておけば、あとで見比べたいときに助かります。最後に、この置き方を一緒に仕事をする人にも一言伝えておきます。声をかけるだけで、みんなが同じ場所を見て迷わなくなります。

ただし、日付をうしろにつけても、誰か一人が古い書き方に戻してしまうと元通りです。同じ日に何度も直す場合は、日付だけでは並び順が決まらないこともあります。忙しい時ほど忘れがちなので、月に一度くらいファイルの並び方をさっと見返す時間を作ると、この工夫は長続きします。