消えたら泣くファイル、USBメモリ1本より安心な置き場所

四日市のある工務店では、見積書や現場の写真をすべて一本のUSBメモリにまとめて持ち歩いていました。ある日、そのUSBメモリをズボンのポケットに入れたまま洗濯してしまい、中身が開けなくなりました。似たような話は、注文書や請求書の整理を任されている事務の人からもよく聞きます。パソコンが壊れたときのために作った予備のはずが、実は本体と同じくらい心配な場所にしまってあった、ということも珍しくありません。大事なファイルの置き場所が一つしかない状態は危ないです。なくしたときに、全部を一度に失う怖さと隣り合わせだからです。

結論から言うと、置き場所を二つに分けるだけで、安心感はまったく違ってきます。難しい工夫は何もいりません。同じファイルを、パソコン本体と、パソコン以外の場所の両方に置いておくだけです。やり方はこうです。まず、今USBメモリに入っている大事なファイルを、パソコン本体の分かりやすいフォルダにもそのままコピーします。次に、月に一度など日を決めて、パソコンで新しく作ったり直したりしたファイルを、USBメモリにコピーし直します。カレンダーやスマホのメモに「ファイルコピーの日」と書いておくと、忘れにくくなります。最後に、コピーし終えたUSBメモリは、パソコンの隣の引き出しに置きません。自宅や別の部屋など、火事や水漏れがあっても両方は被害を受けない場所に置いておきます。

正直に言うと、この方法も完璧ではありません。コピーを忘れる月もありますし、パソコン自体が壊れれば片方は失われます。それでも、置き場所が一つしかない状態に比べれば、失うものの大きさはぐっと小さくなります。まずは今日、手元のUSBメモリの中身を、パソコンのどこかのフォルダにコピーするところから始めてみてください。