パソコンは壊れる前提で、月1回コピーを取る習慣

四日市のある工務店では、見積書や現場の写真、お客さんの連絡先を一台のパソコンだけに入れていました。ある朝、電源を入れても画面が真っ暗になり、二度と動かなくなりました。修理に出しても中の記録は戻らず、何年分もの取引先の連絡先やこれまでの仕事の記録が丸ごと消えてしまいました。修理の人に聞くと、パソコンはある日突然に壊れることが多いそうです。パソコンは思っているよりずっと壊れやすい道具です。いつか必ず壊れるものだと決めてかかり、月に一回だけ大事な記録を別の場所に写しておくと、いざという時に慌てずに済みますよ。

やり方は三つの手順で十分です。まず、毎月コピーを取る日を一つ決めます。給料日や月末、毎月一日など、覚えやすい日がおすすめです。次に、その日にパソコンの中を見て、なくなったら困るものだけを選びます。見積書、請求書、契約書、現場の写真、お客さんの連絡先の一覧などです。それを千円台で買えるUSBメモリか、外付けの小さな記録装置に、そのままコピーして貼り付けます。最後に、そのUSBメモリや記録装置を、パソコンとは別の場所にしまいます。同じ引き出しやかばんに入れたままだと、火事や水漏れのときに一緒に失ってしまうからです。棚の奥や、別の部屋、できれば会社とは違う建物に置いておくと、安心感がまるで違います。自宅に持ち帰って机の引き出しに入れておくだけでも十分です。

この方法にも限界はあります。月に一回のコピーなので、直前の数日分の記録までは戻せないことがあります。コピーがきちんとできているか、たまに中身を開いて確かめておくとより安心です。それでも、何もしていない状態に比べればずっと安心です。忘れそうな方は、カレンダーやスマホの予定にひとこと書き込んでおくと、続けやすくなりますよ。