「この数字どこから来たの?」と聞かれない、メモの残し方

会議の途中で「この数字、どこから出したんですか」と聞かれて、答えに詰まったことはありませんか。先月の売上の表を見せたら、上司が合計欄の数字を指さして聞いてきます。自分で作った表なのに、元の記録がどこにあったか思い出せず、冷や汗をかいた経験がある人も多いはずです。

こういうときは、数字のすぐ隣か下のセルに、出どころを一言メモしておくと安心です。数字だけを表に並べておくと、後から見た人にも自分自身にも、根拠がまったく見えなくなってしまいます。前の担当者から表を引き継いだときや、税理士さんに聞かれたときにも、このメモがあると助かります。やり方は三つです。まず、数字を入れたセルの右隣か下のセルに、元になった紙や記録の名前を書きます。「レジ締め表7月分」のように、単語だけで十分です。手書きの帳面でも、誰かから送られてきた紙でもかまいません。次に、その記録をいつ誰が見て入力したかも短く添えておきます。「7/5 山田確認」のように書くだけで、後から見ても状況がすぐ分かります。最後に、他の数字から計算して出した数字なら、どんな計算をしたのかも一言残します。「経費合計÷12」のように書けば、計算の道すじも忘れずに済みます。どの手順も、長い説明はいりません。単語を並べるだけで、後から見た人にちゃんと伝わります。月をまたいで見返すときも、迷わずに済みます。

これだけで、数か月後に自分で見返しても、他の人にいきなり聞かれても、すぐに答えられます。ただ、全部の数字にメモをつけるのは大変なので、忙しいときはつい省略してしまいがちです。まずは月末の締めの数字だけでもいいので、出どころを書く習慣から始めてみてください。