Excelが苦手な人ほど、フィルターだけは覚えてほしい理由

四日市のある工務店の事務所では、見積もりや注文の一覧を、長年ひとつのExcelの表にまとめてきました。ある日の分だけを見たい時も、担当者ごとに分けて見たい時も、毎回上から下まで一行ずつ目で追って探していました。忙しい日は電話で「あの件どうなってますか」と聞かれ、探す間に別の電話が鳴ることもあったそうです。

こういう時は、フィルターというボタンだけ覚えれば十分です。難しい式を覚えたり、表を作り直したりする必要はまったくありません。もとから入っている道具なので、新しく用意するものもありません。見出しの行に小さな矢印を出すだけで、見たい行だけをその場で選び出せるようになります。並べ替えも同じボタンからできるので、覚えることはひとつだけです。小さな工務店の事務所でも、今使っているパソコンだけですぐに試すことができます。Excelが苦手な人ほど、この一つだけを覚えておくと安心です。

まず、表の一番上にある見出しの行を、どこでもいいので一箇所選びます。次に、画面の上のほうにある「フィルター」というボタンを探して押します。すると見出しの右はしに、下向きの小さな三角の印が出ます。最後に、その三角を押して、見たい名前や日付だけにチェックを入れれば、その条件に合う行だけが画面に残ります。他の行は消えたのではなく隠れているだけなので、もう一度三角を押してチェックを外せば、いつでも元通りに戻せます。慣れれば、電話を受けながらでも数秒で答えられるようになります。ただし、表の中に空っぽの行が混ざっていたり、見出しが二段になっていたりすると、うまく絞り込めないことがあります。そのときは、あわてずまず表を整えるところから始めてみてください。