手帳とカレンダーとホワイトボード、予定が3か所にある危うさ

朝、手帳を開いて今日の予定を確認したら、事務所のホワイトボードには別の予定が書いてあった。そんな経験はありませんか。スマホのカレンダーには入れたつもりで、手帳には書き忘れていました。気づいたら、お客さんが来る時間に外回りの予定を入れていたのです。奥さんや従業員が電話で予定を聞かれることもあります。そのとき手帳とホワイトボードの内容が違っていて、どちらを信じればいいのか迷ってしまうのです。予定を書く場所が三つもあると、どれが本当に正しいのか誰にもわからなくなります。気づいたときにはもう遅く、お客さんを待たせてしまうこともあります。

結論から言うと、予定を書く場所は一つだけ決めます。残りの二つは、その一つを写すだけの控えにするのが一番安全です。三か所すべてに同じように書き込もうとすると、どこかで必ず抜け漏れが起きます。書く場所を増やすほど、間違いも増えると思っておいたほうがよいでしょう。大事なのは道具を減らすことより、順番を決めることです。まず、予定を書く本物の場所を一つだけ決めます。事務所に人が多いなら、みんなが見えるホワイトボードを本物にするとよいでしょう。一人で仕事をしている時間が長いなら、いつも持ち歩くスマホのカレンダーを本物にします。次に、新しい予定が入ったら、必ずその本物の場所に先に書きます。手帳やほかのカレンダーに書き写すのは、そのあとで構いません。最後に、一日の終わりか始まりに一分だけ時間を取り、三か所の予定を見比べます。ずれている所があれば、本物の場所に合わせて直せば十分です。

この方法にも限界はあります。忙しい時に本物の場所へ先に書くのを忘れると、結局同じ問題が起きてしまいます。人が増えて予定を書く人も増えると、本物の場所を決めただけでは足りないこともあります。それでも、書く順番を決めておくだけで、予定がバラバラになる回数はぐっと減りますよ。