二重予約をやらかした私が、それ以来続けている確認

先月、同じ日の同じ時間に、お客さんとの約束を二つ入れてしまいました。片方は電話で決めた修理の日程で、もう片方は紙のカレンダーに走り書きした見積もりの約束でした。どちらも「たぶん大丈夫」と頭の中だけで済ませたのが間違いでした。当日の朝、二つのメモを見比べて初めて気づき、片方のお客さんに平謝りして日を改めてもらいました。長くお付き合いのあるお客さんだったので、信用を失いかけて本当に肝が冷えました。あのとき決めたのは、二度と勘や記憶に頼らないということです。

結論から言うと、予定は必ず一か所にまとめて書くことだけを続けています。むずかしいことは何もしていません。予定を書く場所を、家でも仕事場でも一つに決めただけです。やり方は三つです。まず、電話や立ち話で約束を取ったその場で、手元のカレンダーにすぐ書き込みます。後で書こうと思うと、次の電話や来客にまぎれて、たいてい忘れてしまいます。次に、紙のメモや付箋に予定を書いてしまったときは、その日のうちに同じカレンダーへ書き写します。メモは机の上でほかの書類と重なって、下に隠れてしまうことがよくあるからです。最後に、朝のうちにその日とあくる日の予定を声に出して読み上げます。声に出すと、頭の中だけで確認するより、重なっている予定に気づきやすいです。慣れるまでは、読み上げに一分もかからないのに面倒に感じるかもしれません。

それでも、家族や他のスタッフが別の場所に予定を書いてしまうと、この方法だけでは防ぎきれません。うちでは予定は一冊のカレンダーに集めると決めて、書いたらひと声かけるようにしています。完璧ではありませんが、あの日のような二重予約は、それからほとんど起きていません。声に出す、というひと手間だけで、こんなに気持ちが楽になるとは思っていませんでした。