午前中が電話で消える人の、折り返し時間のまとめ方

朝の電話対応だけで午前中が終わってしまう、という声をよく聞きます。四日市市のある工場では、注文の確認や納期の問い合わせの電話が次々に入ります。気づけばお昼になっていたそうです。一件対応している間にも別の電話が鳴り、折り返すはずだった相手の名前まで忘れてしまうこともあります。机の上にはメモが何枚も散らばり、どれから返せばいいのか分からなくなります。結局その日のうちに全部は返せなかった、ということも珍しくありません。結論から言うと、電話を受けた順番のまま追いかけて折り返すのは、いったんやめてみましょう。折り返す時間を先に二回だけ決めてしまうと、それだけで楽になります。誰から先に折り返すか、そのたびに迷う時間こそが、実は一番もったいないのです。

やり方は三つです。まず、電話を受けたら、メモ用紙か手帳の同じ場所に、相手の名前と要件と受けた時間だけを書きます。長く書こうとせず、五秒で済む一言だけで十分です。次に、折り返す時間を朝と昼過ぎの二回に決めておきます。十一時と十四時、というように時間を先に決めてしまいます。そうすると、その時間までは待ってもらえる分、目の前の仕事に集中できます。最後に、決めた時間になったら、メモを書いた順番のまま、上から一件ずつ電話をかけていきます。順番を考え直す必要がなくなるので、電話のたびに気持ちが切り替わることもなくなります。かけ終わった分は、メモに線を引いて消していくと、残りがひと目で分かります。

ただし、すぐに折り返してほしいという急ぎの電話もあります。決めた時間まで待たせてしまうと、相手を困らせてしまうこともあります。急ぎかどうかだけは、メモの端に小さく印をつけておくと、後で見分けやすくなり安心です。慣れるまでは、ついいつもの癖で先に折り返したくなります。それでも二回だけと割り切って続けてみると、少しずつ楽になっていきます。