Excelの表がぐちゃぐちゃになる会社と、ならない会社のちがい

三重県内のある部品工場では、注文の表をExcelで管理していました。担当者ごとに書き方が違い、あるセルは結合され、別のセルには日付と数字が一緒に書き込まれていました。行を途中で足すたびに下の集計がずれてしまい、同じ注文を二重に受けてしまったこともあったそうです。欲しい記録を探すのにも、いつも時間がかかっていました。月末になると誰かが半日かけて表を直す羽目になっていました。

Excelの表が乱れるかどうかは、担当者の腕前ではなく、最初に決めた小さな約束を守れているかどうかで決まります。乱れない会社ほど、一行に一件だけ書くという約束を最後まで崩しません。

やり方は三つだけです。まず、一番上の行には項目の名前だけを並べ、それより下の行はすべて同じ形にそろえます。まん中に空っぽの行や見出しを差し込むと、集計がそこで途切れてしまうので避けます。次に、一つのセルには一つの内容しか書かないようにし、日付と金額と担当者の名前は必ず別の欄に分けて書きます。最後に、行を足すときは表の内側に一行分をまるごと差し込み、セルの結合は使わないようにします。色を付けて目立たせたいときは、表のすみに「黄色は確認中、赤字は要相談」のように意味を書き添えておくと、後から見る人も迷わずにすみます。

それでも、書く人が多い表では、どうしても崩れてしまう日が出てきます。そのときは月に一度でいいので、みんなで一番上の行を見直す時間を作ると、元の形に戻しやすくなりますよ。一度に全部を直そうとすると疲れてしまうので、気づいたところから少しずつ整えていくくらいで十分です。大きく直す前には、念のため別の名前で保存しておくと安心です。それだけで、次に開く人が困らずにすみます。