会議が長い会社でやめた、たった1つのこと

毎週月曜の朝礼が、気づけば一時間半をこえる会社がありました。一人ずつ先週やったことを順番に話すだけで、朝の半分が終わってしまいます。話が長い人の番になると、みんなあくびをこらえながら座っています。自分の番が終わった人は、もう次の人の話をあまり聞いていません。社長が最後に感想を話し出すと、さらに時間が伸びていきます。気づけば、午前中の仕事になかなか取りかかれませんでした。

この会社がやめたことは、たった一つです。会議の中で口で報告することをやめ、先に紙に書いておくやり方に変えました。まず、会議の前日までに、話したいことを一人一言、机の上に置いた共有のノートに書いておいてもらいます。難しく考えず、思いついた言葉のままでかまいません。字が下手でも、殴り書きでも十分です。次に、会議が始まったら、そのノートをみんなで黙って読む時間を五分だけ取ります。声に出して読み上げる必要はなく、目で追うだけです。最後に、会議そのものは、質問がある人と決めたいことがある人だけが話す時間に変えました。何もなければ、五分読んだだけでその場で解散してかまいません。

書く内容を先に決めたぶん、会議は決めごとの場に変わりました。一時間半かかっていた朝礼が、二十分ほどで終わるようになったそうです。空いた時間で、現場に早く出られるようになったという声もあります。もちろん、書くのが苦手な人は最初は戸惑います。急ぎで聞きたいことや込み入った話は、結局その場で話したほうが早いこともあります。それでも、聞いているふりをするだけの時間がなくなっただけで、会議はずいぶん軽くなります。まずは今週の朝礼から、試しに一言ノートを置いてみてはどうでしょうか。