メールの返事が遅いと言われる人の、朝いちばんの習慣

取引先の担当者から、電話で「メールの返事が遅いですね」と言われて、ドキッとした経験はありませんか。朝、机について画面を開くと、前の日に届いたメールが並び、見積もりの催促や日程確認、ちょっとした質問が混ざっています。電話が鳴り来客が続くうちにお昼を過ぎ、「あとで書こう」と思ったメールほど忘れられてしまいます。

結論から言うと、朝いちばんにやることは、じっくり返事を書くことではありません。全部のメールに、先に「見ました」というひとことだけを送ってしまうことです。内容をきちんと考えるのは、そのあとで構いません。まず、出社したら十分だけ時間を決めて、未読メールの一件一件に、ひとことだけ返します。「ご連絡ありがとうございます、確認して午後にお返事します」で十分です。次に、そのひとことを送りながら、今日中に答えを出さないと相手が困るものを三つだけ選びます。急ぎの見積もりや、期限が近い日程調整が、それにあたります。反対に、来週でも構わない相談は、後回しにして構いません。最後に、その三つだけを午前中の空いた時間に、落ち着いて返します。残りは、午後や夕方にまとめて返しても大丈夫です。相手は「見てもらえている」と感じるので、待たされている気になりません。

この方法は、メールの数がそれほど多くない日には、よく効きます。ただし、急ぎの電話が次々に入る日は別です。来客が重なる日も、ひとこと返信すら後回しになってしまうことがあります。もし一言も送れなかった日は、翌朝いちばんに、遅れたお詫びを一行添えて返すだけでも印象は変わります。それでも「見た」という合図は相手に届くので、返事が遅いという印象はこれまでよりずっと減るはずです。