お客さんへの連絡漏れが減った、たった1行の一覧表

電話を受けて「あとで折り返します」と伝えたのに、メモをどこかに置き忘れてしまった経験はありませんか。忙しい時間に急いで紙切れへ書いた伝言は、レジの下や机の書類の間に埋もれてしまいます。気づいたのは夕方になってからで、お客さんのほうから「まだですか」と電話がかかってきて、慌てて謝る。担当の人が休みだった日は、なおさら誰も気づかないまま一日が終わってしまいます。そんな連絡漏れは、電話のそばに置く一行だけの一覧表で驚くほど減らせます。特別な道具は何もいりません、紙一枚あれば今日から始められます。

まず、電話のすぐそばに紙を一枚置き、名前と用件、いつまでに連絡するかの三つだけを書く欄を作ります。四日市の会社なら電話台の横、お店ならレジのそばに、目につくよう磁石やクリップで留めておくとよいでしょう。次に、電話を受けた人がその場ですぐ一行書き込み、細かい事情までは書かず、短い言葉で済ませます。急ぎの用件には、隅に赤丸を一つつけるだけでも目立ちます。最後に、朝と夕方の一日二回、紙に残っている行がないか声に出して読み上げて確認します。声に出して読むと、頭の中だけで覚えているより忘れに自分で気づきやすくなります。連絡が終わった行には線を引いて消すだけなので、誰でもすぐに続けられます。

この一覧表にも限界はあります。忙しい日には、つい書くのを忘れてしまうこともあります。何人かで店番をしている場合は、紙を置く場所を一つに決めておかないと、別々の場所にメモが増えてしまいます。それでも、頭の中だけで覚えておくよりずっと安心です。紙の上に残っていれば、誰が見ても今何が終わっていないかがすぐにわかります。担当の人が急に休んでも、別の人が紙を見るだけで代わりに連絡できます。一行書くだけの手間で、お客さんを待たせる時間がぐっと短くなります。