「誰かから電話あったよ」を卒業する方法

電話が鳴って、隣の席の人が出てくれました。ところが自分の机に戻ると「さっき誰かから電話あったよ」としか聞いていません。相手の名前も、何の用件だったかも分からないままです。折り返していいのか、急ぎなのかも判断できません。忙しい時間帯ほどこういうことが重なり、結局かけ直せないまま一日が終わることもあります。取引先からの電話を忘れてしまい、後日気まずい思いをした経験がある人も多いはずです。結論から言うと、伝言を口だけで伝えるのをやめましょう。紙に書いて、決まった場所に貼るだけで、この困りごとはかなり減ります。特別な道具は必要ありません。今ある紙とペンだけで、その日のうちに始められます。

まず、電話のすぐそばに小さなメモ用紙とペンを一組、置いておきます。電話を受けたら、相手の名前、電話があった時刻、用件を短く一行で書きます。折り返しが必要かどうかも、丸をつけるだけでいいので必ず書き添えます。急ぎの用件だと分かったときは、隅に星印をつけておくと、後で見た人がすぐに気づけます。次に、そのメモを本人の机の真ん中か、パソコンの画面のすぐ下に貼ります。席に着いたら必ず目に入る場所を選びます。声だけで伝えるのは、忙しいときにどうしても抜け落ちてしまいます。紙に書いて貼ることを、職場の合言葉にします。最後に、電話を受けた人の名前も小さく書いておきます。後で用件がはっきりしないとき、誰に聞けばいいかがすぐ分かります。

ただし、外に出ている時間が長い人には、メモを見るタイミングがどうしても遅れてしまいます。電話が特に多い日は、書く手間も増えて面倒に感じることもあります。それでも、聞き逃しや伝え忘れが起きるよりは、ずっと安心して仕事ができるはずです。