朝礼で同じ話を繰り返さない、ホワイトボード1枚の使い方

朝礼で同じことを一日に三回も話していませんか。四日市の工場や店では、早番と遅番、パートさんの出勤時間がばらばらです。八時に来た人には話せても、十時に来た人にはまた同じ説明をやり直すことになります。夕方から来る人にも、また一から繰り返します。同じ話を何度もするうちに、うっかり内容が抜け落ちてしまうこともあります。しかも口で話すだけだと、忙しいときは聞き逃されて、結局あとで同じ質問を受けることになりがちです。結論から言うと、入り口あたりに置いたホワイトボード一枚で、この繰り返しはかなり減らせます。話した内容をその場で書いておけば、あとから来た人は自分で読むだけで済みます。声を張り上げて何度も同じ話をする必要がなくなります。

やり方は三つです。まず、みんなが必ず通る場所にホワイトボードを一台用意します。タイムカードのそばや、更衣室の前あたりが、通りがかりに目に入りやすくておすすめです。次に、書く欄をあらかじめ三つに決めておきます。今日の予定、気をつけてほしいこと、伝えておきたい連絡の三つです。毎日同じ場所に同じ順番で書くと、見る側も慣れてきて、さっと目を通すだけで内容がわかるようになります。最後に、消す前にスマホで写真を一枚撮っておきます。次の日に似た注意を書くとき見比べられますし、あとで言った言わないの言い争いにもなりにくくなります。

ただし、忙しい日は誰も足を止めて読んでくれないこともあります。書いただけで安心せず、とくに大事な話は必ず一言声もかけてあげてください。字は大きく、太いペンではっきり書くほうが、遠くからでも読めて助かります。ホワイトボード一枚で全部が解決するわけではありません。それでも朝礼にかかる時間や、繰り返す回数は、確実に減っていきますよ。