「言った・言わない」が減る、口約束をメモに変えるコツ

電話で取引先と日程を決めたとします。「では火曜日の午前中にお願いします」と言われ、「わかりました」と答えました。数日後、「そんな約束はしていません」と言われて困った経験はありませんか。誰が悪いわけでもないのに、記憶だけを頼りにすると、どうしてもすれ違いが生まれてしまいます。こうしたすれ違いを減らす一番早い方法があります。電話を切った直後に、話した内容を短い文にして相手に送ることです。相手の記憶がまだはっきりしているうちに確かめてもらえば、後からの食い違いはかなり防げます。従業員同士の電話でのやり取りでも、この一手間はそのまま役に立ちます。

まず、電話を切ったらすぐに、いつ、何を、いくつ、いくらで決めたのかを三行くらいでメモに書きます。忘れないうちに、その場で書くのがコツです。細かい数字ほど、記憶はすぐにあいまいになります。次に、そのメモをそのまま携帯電話のショートメールで相手に送ります。「さきほどのお電話の内容です」と一言添えるだけで十分です。長い文章にする必要はありません。最後に、相手から「はい、それで大丈夫です」という短い返事をもらっておきます。これで、口約束が文字として残る形に変わります。相手の会社が休みの日でも、メモを送っておけば翌日確かめてもらえます。

ただし、相手がメッセージを読まなかったり、返事が来なかったりすることもあります。そのときは、次に会ったときや電話で、もう一度同じ内容を口に出して確かめると安心です。すべてを完璧に記録に残すのは難しいですが、大事な約束だけでもこの一手間をかける価値はあります。小さな一言が、後々の大きな行き違いを防いでくれます。相手を疑うためではなく、お互いを助けるための一手間だと思ってもらえたら嬉しいです。