手書きの日報をやめられない理由と、やめなくていい理由

工場や現場で働く人、トラックで配達をする人の中には、毎日手書きで日報を書いている人がたくさんいます。上司から「そろそろパソコンで入力してほしい」と言われても、なかなか変えられません。手が汚れていたり、油や砂で手袋をしたままだったりするからです。運転の合間に信号待ちでさっと書く方が早いこともあります。紙とペンなら電池切れの心配もありませんし、急いでいるときほど手書きの方が安心できます。それなのに「早く変えなさい」と言われて、なんとなく気まずい思いをしている人も多いはずです。結論から言うと、手書きをやめなくても大丈夫です。手書きのままでも、後で困らないようにする工夫はできます。無理にやり方を変えようとして、かえって続かなくなる方がもったいないです。

まず、日報に使う紙の大きさをそろえます。バラバラの紙だと、後で探すときに苦労します。同じ大きさのメモ用紙や、会社で決まった用紙だけを使うようにします。次に、書き終えたその日のうちに、スマホのカメラで写真を撮っておきます。紙をなくしたり、雨で濡らしてしまったり、油で汚れて読めなくなったりしても、写真があれば中身は残ります。最後に、撮った写真には日付の名前を付けておきます。「7月8日」のように名前を付けておくと、後で見返すときにすぐ見つかります。月末にまとめて見返すときも、探す手間がぐっと減ります。

ただし、写真を撮る習慣は最初のうちは忘れがちです。日報を書き終える時間に合わせて、スマホのアラームを鳴らすようにすると忘れにくくなります。それでも抜けてしまう日はあるはずです。そんな日は、翌朝に前の日の紙をまとめて撮るだけでも十分です。完璧を目指さず、できる範囲で続けることが一番大事です。少しずつ続けていくうちに、写真を撮るのが当たり前になっていきます。