FAXの山に埋もれない、届いたその場の3秒ルール

朝、事務所に着くとFAXの受信トレイに紙が何枚も重なっている。そんな光景を見て、少しため息が出たことはありませんか。注文書やお知らせが一緒くたに積み上がっていきます。下のほうに埋もれた大事な一枚に、気づかないまま一日が終わることもあります。お客さんから「さっき送ったFAX見てくれた」と電話が来ることもあります。慌てて山をひっくり返して探した、という話もよく聞きます。届いた紙をそのまま重ねていくだけだと、あっという間に山になってしまうのです。

結論から言うと、紙が出てきたその場で3秒だけ立ち止まり、次にどうするかをその場で決めてしまうことです。置いてから考えるのではなく、置く前に行き先を決めてしまえば、そもそも山ができません。やり方はとても簡単です。まず、FAXの機械のすぐそばに、小さな箱や書類立てを3つ並べておきます。「今日中にやる」「あとで見る」「もう捨ててよい」の3つです。次に、紙が出てきたら中身をさっと見て、3秒で迷わずどれかの箱に入れます。迷ったときは「あとで見る」に入れてしまって構いません。最後に、急ぎの注文書など大事な紙には、赤ペンで日付と担当者の名前をひとこと書き添えておきます。書いておくと、自分が忙しいときに他の人が見てもすぐわかります。輪ゴムで束ねてしまうより、この一手間のほうがずっと後で助かります。

これを続けていくと、機械の上に紙が積み上がることがなくなります。探し物にかける時間も、ぐっと減っていきます。ただ、電話が続いたり接客中だったりで、どうしても3秒すら取れない日もあると思います。そんな日は無理をせず、夕方に一度だけまとめて山を崩す時間を作ってください。毎回でなくても、続けていくうちに紙の量そのものが少しずつ落ち着いてきます。