捨てていいか迷う書類は、「1年箱」に入れるだけでいい

事務所の机の上に、請求書の控えや案内状が積み重なっていませんか。捨てていいのか判断がつかず、つい置いたままになる書類は多いものです。棚の上や引き出しの奥にも同じような紙が溜まり、必要な一枚を探すのに毎回時間がかかります。取引先からのFAXや納品書も、同じように机の上に積もっていきます。それでも「もし後で使うかもしれない」と思うと、なかなか手放せません。そんな書類は、迷った時点でとりあえず「1年箱」に入れてしまえば十分です。判断をその場でせず箱に入れて先延ばしにするだけで、机の上はすぐに片付きます。

まず、空いている段ボール箱かカゴを一つ用意して、外側に今日の日付を大きく書いておきます。次に、捨てるか迷った書類が出てきたら、中身を読み返さずにそのまま箱の中へ入れます。分類も並べ替えもせず、ただ放り込むだけで十分です。考える時間を使わないことが、この工夫でいちばん大事なところです。最後に、箱がいっぱいになったら日付を確認し、1年以上前の書類だけをまとめて処分します。1年間一度も探さなかった書類は、手元になくても実際には困らなかった証拠です。逆に途中で必要になれば、箱から取り出せばよいだけなので、迷う時間そのものが減っていきます。

ただし、契約書や税金に関わる書類は対象から外してください。法律で保管の期間が決まっているからです。そうした書類は最初から別の場所に分けておくと安心です。大切な書類には、あらかじめ「これは別」と書いた付箋を貼っておくと迷いません。すべてを1年箱任せにしてしまうと、本当に必要なときに困る書類まで混ざってしまいます。迷ってよい書類と、迷ってはいけない書類を先に分けておきましょう。それが、この工夫を長く続けるための一番のこつです。