「あの書類どこ?」が減る、置き場所を1か所に決める話

夕方、取引先から電話がかかってきました。「先月の見積書、もう一度送ってもらえますか」と言われました。その瞬間、机の引き出しやファイルの山をあちこち探し回った経験はありませんか。見積書は机の上、請求書は棚の奥、注文書は誰かのかばんの中。書類の置き場所が人によってばらばらだと、必要な時にすぐ出てきません。探している間にも電話は鳴り続け、隣の作業まで止まってしまいます。休んでいる人あての書類だと、なおさら誰も見つけられません。結論から言うと、書類の置き場所を一つに決めてしまうのが一番の近道です。難しいことをする必要はありません。特別な道具もいりません。今日、この後すぐに始められます。

まず、今あちこちに散らばっている書類を全部一箇所に集めます。見積書、請求書、契約書のように、種類ごとに分けて重ねるだけで大丈夫です。次に、事務所の中で一番目につく場所に、ファイルボックスか棚を一つだけ用意します。届く書類は必ずそこに置く、というルールをみんなで決めます。自分の机の引き出しや、自分だけのかばんにはしまわない、と決めることが大事です。最後に、ファイルボックスの背に、大きな字で種類の名前を書いた紙を貼ります。誰が見てもどこに何があるか分かるようになります。休みの日でも他の人が探せますし、電話口で慌てずに済みます。新しく入った人にも、置き場所を説明する手間が減ります。

とはいえ、忙しい日はつい机の上に置きっぱなしにしてしまうこともあると思います。そんな時は、一日の終わりに五分だけ、置き場所に戻す時間を作ると崩れにくくなります。完全に散らからなくなるわけではありませんが、探す時間は確実に減っていきます。