請求書・納品書が一発で見つかる、クリアファイルの色分け

月末や月初になると、請求書や納品書を作ろうとして、机の上の紙の山をひっくり返す。そんな会社の方は多いと思います。工務店や卸売業のように取引先が多いと、届いた紙が全部同じような色のクリアファイルに入っています。どれがどこの分か、開いてみないと分かりません。急いでいるときほど、必要な一枚がなかなか見つからないものです。電話で確認しながら探す羽目になることもあります。そのたびに、他の仕事の手が止まってしまいます。結論から言うと、取引先ごとにクリアファイルの色を変えるだけで、探す時間はほとんどなくなりますよ。

やり方は三つです。まず、よく取引する会社を五つくらいまで選びます。会社ごとに違う色のクリアファイルを一枚ずつ用意します。例えば、取引額が大きい会社は赤、急ぎの注文が多い会社は黄色のように決めると覚えやすいです。引き出しに眠っている色違いのファイルがあれば、それで十分です。次に、届いた納品書や請求書の控えは、開封したその場ですぐ決まった色のファイルにしまう習慣をつけます。後でまとめてやろうとすると、結局また机の上に戻ってしまいます。最後に、どの色がどの会社かを紙に書きます。それをファイルを置く棚の近くに貼っておきます。そうすれば、自分以外の人が探すときも一目で分かります。

ただ、取引先が五つより多くなると、色の種類だけでは足りなくなります。そのときは、同じ色の中を日付の古い順に並べておくと、目当ての一枚がさらに早く見つかります。似た色は角に丸いシールを貼ると見分けやすくなります。色の数が多すぎると、逆に覚えにくくなるので注意が必要です。また、忙しい日についファイルへ入れるのを後回しにすると、色分けの意味がなくなってしまいます。届いたその日のうちに、色のファイルへ入れることが、いちばんの近道です。