折り返し忘れがなくなる、電話を切った後の10秒ルール

店番をしながら電話を受けると、担当者がちょうど作業中で席を外していることがよくあります。急いでレジ横の紙にメモを走り書きしても、後で見返すと誰からの用件だったか分からなくなることもあります。気づいたときにはもう夕方で、折り返すタイミングをすっかり逃してしまうこともあります。

結論から言うと、電話を切った直後の10秒が肝心です。その10秒でメモの内容を声に出して読み上げると、折り返し忘れがぐっと減ります。お客さんを待たせたままにすると、知らないうちに信頼を失ってしまいます。電話を切ってすぐなら、話した内容がまだ頭にはっきり残っているからです。特別な道具はいらず、今日からすぐに始められます。やり方は三つです。まず、電話を切ったらすぐに、相手の名前と用件と折り返す時間を声に出して確認します。声に出すことで、聞き間違いにもその場で気づけますし、書き漏らしにも気づきやすくなります。次に、そのメモを机の隅に置かず、必ず決まった一か所に置きます。付箋でもノートでも構いませんが、置き場所を一つに決めておくと、後で探し回る手間がなくなります。最後に、担当者が戻ってきたら、メモを手渡しながら一言だけ口でも伝えます。紙だけより、声を添えたほうが忘れにくくなります。伝言を受けた人も、声で聞くと頭に残りやすくなり、聞き間違いも防げます。

ただし、電話が立て込む日は、この10秒すら惜しく感じることもあります。そんなときは、せめて相手の名前だけでも声に出しておくと、後で思い出す手がかりになります。最初は照れくさく感じるかもしれませんが、慣れれば数秒で終わる習慣です。完璧を目指さず、少しずつ積み重ねていくのが長続きのこつです。