回覧が止まる会社でやった、たった1つの工夫

四日市のある会社では、回覧板が誰かの机の上に何日も置かれたままになっていました。次の人はいつ回ってくるか分からず、催促するのも気まずいものです。急ぎの通知なのに、気づいたら会議の日になっていて、内容を知らないまま出席することもありました。担当者に聞いても「今どこにあるか分からない」と言われました。結局、もう一枚コピーを作る羽目になったこともあります。回覧そのものは昔からの仕組みですが、止まる理由が見えないことが一番の悩みでした。

結論から言うと、回覧表の名前の横にマス目をひとつ足すだけで、止まる時間がぐっと短くなります。そこに「受け取った日」を書いてもらうのです。特別な紙も新しい道具もいりません。今ある回覧表に、線を一本引くだけで始められます。やり方は簡単です。まず、今使っている回覧表の名前の欄の横に、ペンで日付を書く小さなマスを一列足します。次に、書類を受け取ったら読む前にその日の日付を書く、という決まりをみんなに一言伝えます。忙しくても、日付だけなら数秒で書けるので続けやすいです。最後に、日付が3日以上変わっていない人がいたら、近くの席の人が声をかけてよいことにします。「大丈夫ですか、まだ見ていますか」と聞くだけで十分です。誰の机で止まっているかが一目で分かります。催促する側も気まずくなくなりますし、止めている本人も悪気なく気づけます。

出張や休みが続く人がいると、それでも止まってしまうことはあります。そんな時は、その人を飛ばして先に次の人へ回してもらいます。戻ってきたときに、まとめて見てもらう形にすれば大丈夫です。完璧に止まらなくなるわけではありません。ですが、止まった場所だけはすぐ分かるようになります。随分と気が楽になりますよ。