店の電話に出られないときの、留守番電話の一言の変え方

お店で忙しく動いている時に限って、電話が鳴ることはよくあります。両手がふさがっていたり、レジや接客の途中だったりして、出られないまま切れてしまう。少し落ち着いてからかけ直しても、もう相手は他のお店に電話をかけた後だった、ということも起こります。予約をしたかった新しいお客さんほど、一度切れると諦めて別のお店を探してしまいがちです。かかってきたのが常連さんでも、いつも留守番電話ばかりだと、少し不安にさせてしまいます。留守番電話で流れる一言を少し変えるだけで、こうした行き違いはかなり減らせます。

やり方は難しくありません。まず、今流れている留守番電話の言葉を、自分の携帯電話から実際にかけて聞いてみてください。「ただいま電話に出ることができません」だけで終わっていることが多いはずです。次に、いつ頃なら折り返せるかを一言足します。「15時を過ぎたら折り返しご連絡いたします」のように、だいたいの時間を入れます。それだけで、相手は安心して待てます。最後に、急いでいる人のために、伝言を残してもらう一言も加えます。「お名前とご用件を残していただければ、手が空き次第かけ直します」と伝えます。そうすれば、何も言わずに切られてしまうことが減ります。休みの日にかかってきた場合は、次に開く曜日も一言添えておくと、相手は待たされている感じがしません。留守番電話の設定画面から、自分の声で吹き込み直せば、その場ですぐに変えられます。

ただ、忙しい日はその時間通りに折り返せないこともあります。約束した時間を守れなさそうなときは、無理に細かい時間を言わないほうが安心です。「本日中に」くらいのゆるい言い方にしておくと、後で気まずい思いをせずにすみます。それでも留守番電話だけでは、急いでいる相手をすべて引き止めることはできません。それでも、何も言わずに切られてしまうよりは、ずっとましだと思います。