よく使う文章は「単語登録」。1日10分の入力が消えた話

四日市の工務店や商店で働く人から、よくこんな話を聞きます。メールを書くたびに「いつもお世話になっております。〇〇工務店の田中です。」という書き出しや、会社の住所、銀行口座の番号を、その都度一から打ち直しています。見積書や請求書に添える一言も、毎回同じ内容を打っている人が多いです。一日に何十通もメールを送る日は、この打ち直しだけで10分近くかかることもあります。

これは、パソコンに最初から入っている「単語登録」という仕組みを使えば、すぐになくなります。短い読み方を打つだけで、長い文章がそのまま出てくる工夫です。まず、自分がよく打つ文章を一つ選びます。挨拶の書き出しでも、住所でも、銀行口座の番号でも構いません。次に、文字を変換する設定の画面を開き、その中にある「単語の登録」という欄を探します。呼び方はパソコンの機種によって少し違いますが、たいてい「単語登録」か「ユーザー辞書」という名前です。読み方の欄には「おせわ」のような短い言葉を入れ、文章の欄にはよく使う文をそのまま入れて登録します。最後に、メールや書類を書くときに、その読み方を打って変換してみます。長い文章が一度に画面へ出てきます。一度登録すれば、次から呼び出せます。

ただし、相手の名前や日付など、毎回変わる部分までは一緒に出せません。そこは自分で書き足す必要があります。登録した言葉が増えすぎると、逆にどれがどれだか分からなくなります。本当によく使うものだけに絞るのがこつです。一週間ほど使ってみて、楽になったと感じるものだけ残していくとよいです。特に、同じような書類を毎日たくさん作る人ほど、楽になったと感じられます。それでも、決まった書き出しや結びの言葉を登録しておくだけで、毎日の入力はかなり楽になりますよ。