印刷ミスで紙を無駄にしない、印刷前の10秒チェック

会議の資料を人数分印刷したら、前の日に直したはずの数字が反映されていませんでした。見積書を印刷したら最後のページだけ真っ白で、紙とインクを無駄にしてしまったこともあります。両面のつもりが片面のまま刷れていて、枚数だけ倍になり、取引先に渡す直前で慌てたこともあります。特に月末や年度末の忙しい時期は、こうした印刷ミスがぐっと増えます。

結論から言うと、印刷ボタンを押す前に画面で10秒だけ確認すれば、こうした紙の無駄はほとんど防げます。やり方は簡単です。まず、印刷する前に画面の中に出てくる「印刷プレビュー」を必ず開いて見ます。これは、紙に出す前に仕上がりを画面の中で確認できる小さな画面のことです。次に、1枚目と最後の1枚、それから真ん中あたりのページを軽く見ます。日付や数字が新しいものになっているか、白いページが混ざっていないかを確かめます。最後に、部数と用紙のサイズ、両面か片面かの設定を、指で数えながら一つずつ確認します。宛先の名前や会社名、金額の桁がずれていないかも、あわせて見ておくと安心です。会社にプリンターが何台もあるときは、選んだ機械が正しいかもここで確かめておきます。

ただ、急いでいるときはこの10秒さえ惜しく感じるものです。ページ数がとても多い書類だと、全部のページを見るのは正直大変です。画面で見て大丈夫だと思っても、実際に刷ってみたら色味が違うこともあります。それでも、配ってから間違いに気づくよりは、10秒立ち止まる方が結局は早く終わります。特に大事な書類は、印刷する前に近くの人にひと目見てもらうと安心です。自分では気づけない間違いに気づいてもらえることもあります。まずは大事な資料を刷る時だけでも、この確認を試してみてください。