「添付し忘れました」が減る、メールを書く順番の話

見積書を作り、メールの文章も書き終えました。送信ボタンを押した後で「あ、資料を付け忘れた」と気づいたことはありませんか。取引先から「添付が見当たりません」と電話がかかってきて、慌てて謝りながら送り直す。休み明けや月末の忙しい時ほど、こういう失敗は起きやすいものです。相手を待たせてしまい、済んだはずの仕事がまた気になってしまいます。

実は、メールを書く順番をひとつ変えるだけで、この失敗はぐっと減ります。文章を先に書いてから資料を付けるのではなく、資料を先に付けてから文章を書けばいいのです。「添付を忘れずと最後に書いておく」だけでは、その一文自体を書き忘れることもあり、あまり当てになりません。順番を逆にするだけなので、道具も費用も要らず、今日からすぐに始められます。まず、新しいメールの画面を開いたら、宛先や件名を入れるより先に、送りたい資料をすべて添付します。相手が複数いる場合は、添付を先に済ませてから宛先を選ぶと、送り先を間違える心配も減ります。次に、添付欄に資料がきちんと入ったのを自分の目で見て確かめてから、ようやく本文を書き始めます。書き忘れそうな名前や日付も、この時に一緒に確認しておくと安心です。最後に、本文の中に「添付の資料をご確認ください」という一文を必ず入れます。この一文があれば、相手も届いた資料と見比べやすくなります。送信ボタンを押す直前に、もう一度だけ添付欄を見て資料の数を数えます。

とはいえ、急いでいる時や電話をしながらだと、この順番自体を忘れてしまうこともあります。完璧な方法ではありません。心配な時は、送信ボタンを押す指を一度止めてみてください。添付欄を指でさして確かめるだけで、気持ちが少し楽になります。