「あの件どうなった?」をなくす、ノート1冊の使い方

事務所の電話が鳴ります。用件を聞いた人が、近くの付箋やメモ用紙にさっと書きます。その紙を担当者の机に置いて、次の電話に出るためにその場を離れます。担当者はちょうど得意先を回っていて、夕方まで戻りません。夜になって「あの件、どうなった」と聞かれても、付箋がどこにあるか誰も覚えていません。結局、相手にこちらから折り返して、一から事情を聞き直すことになります。こういう行き違いは、電話を何人かで交代して受けているお店や会社ほど、よく起きます。

こういうときに役立つのが、電話や伝言だけを書き込む専用のノートを1冊、用意しておくことです。難しい道具はいりません。事務所の真ん中、電話のすぐそばに置いておくだけで十分です。付箋のようにバラバラにならず、あとから見返せば必ず答えが見つかります。まず、電話を受けたらその場でノートを開き、日付と相手の名前、用件、受けた人の名前を一行で書きます。次に、対応が終わったらその行の横に「済」と赤丸を付け、まだ途中なら「保留」と書いておきます。最後に、朝の集まりや仕事を終える前に、保留のままの行だけをみんなで声に出して読み上げて確認します。声に出すことで、聞いた人も「その件なら知っている」と手を挙げやすくなります。これだけで、誰が何を持っているかがひと目でわかるようになります。

ただし、ノートが机の隅に追いやられてしまうと、結局誰も書かなくなってしまいます。電話のすぐそばの、いちばん目立つ場所に置いておくことが長続きのこつです。また、何冊も用意すると元も子もないので、ノートは必ず1冊だけに決めておきましょう。電話が重なる忙しい時間帯は、書く手が追いつかないこともあります。そのときは用件だけでも先に書き、詳しい中身はあとで書き足せば大丈夫です。完璧を求めず、まずは1冊置いてみることから始めてみてください。