辞めた人のパスワード、そのままになっていませんか

先月辞めたパートさんが、まだレジの端末にログインできる状態になっていませんか。四日市のある飲食店では、辞めた店員さんのスマートフォンに、その後もお客さんの予約の連絡が届き続けていたそうです。近所の工務店でも、辞めた事務員さんが使っていたメールに今も連絡が届いています。誰も気づかないまま、数か月たっていたそうです。忙しい毎日の中では、辞めた人の出入り口をきちんと閉め忘れることが、どこの職場でも起こります。悪気があるわけではなく、単に手が回らないだけなのです。

こういうときは、辞める日が決まったら、その日のうちにパスワードを変えてしまうことが何より大事です。難しいことではなく、順番にやれば誰でもできます。まず、辞める人が使っていた場所を紙に書き出します。レジの端末、メールの箱、予約の管理の画面、みんなで使っている書類の置き場所など、思いつく限り並べてみてください。次に、書き出した場所をひとつずつ、辞める当日か遅くとも翌日までにパスワードを変えます。同じパスワードを他の場所でも使い回している場合は、そちらも一緒に変えておくと安心です。最後に、新しく決めたパスワードは、今も働いている人だけに口頭か手渡しのメモで伝えます。メールで送ると後から誰でも見返せてしまうので、できれば避けてください。

一度に全部の場所を思い出すのは、正直なところ難しいものです。人の記憶に頼らず、辞める人が出るたびに紙のメモを見返す習慣にすると忘れにくくなります。まず今すぐ思いつく場所だけでも変えておけば、それだけで安心はぐっと増えます。数が多いお店ほど後回しになりがちなので、辞める人が出た日にその場で片付けてしまうのが一番です。すべてを完璧にやろうとせず、気づいたところから一つずつ直していけば十分です。