「その人にしかわからない仕事」を1つ減らす、写真付きメモ

四日市の工場や店で、こんな場面に心当たりはありませんか。機械が急に止まったとき、直し方を知っているのはベテランの一人だけ。その人がたまたま休みの日に限って機械が止まり、わざわざ電話をかけて教えてもらうはめになります。倉庫の荷物の並べ方や、取引先ごとの梱包の仕方も、担当の人が休むと誰も分からなくなります。結局その日は仕事が止まったまま、その人が出てくるのを待つことになる。若い人に聞かれても「見て覚えて」としか言えず、教える側も教わる側もつらい思いをします。こうした場面は、どこの職場にもよくあります。

こうした「その人にしかわからない仕事」は、写真を一枚撮ってひと言添えるだけで、ぐっと減らせます。文章だけの分厚い手順書を、一から作る必要はありません。特別な道具を買い足す必要もありません。今日、今のうちに始められます。まず、その仕事をしている最中に、スマホで手元の写真を一枚撮ります。ボタンの位置や荷物の向き、部品の並び方がはっきり写るように撮るのがコツです。次に、その写真に丸や矢印を指で書き込みます。多くのスマホには、撮った写真にそのまま丸や線を書き込める道具が最初から入っています。「ここを右に回す」「この面を上にする」のように、短い言葉も一言添えましょう。最後に、その写真を印刷して機械のそばや棚に貼っておくか、職場のやり取りに残しておきます。次に困った人が、同じ場所を見ればすぐにできます。写真は一度作れば、何度でも使い回せますし、少しずつ増やしていけます。

ただし、力の入れ具合や音の違い、微妙な感覚など、写真だけでは伝わらないコツも残ります。最初の一回は、隣で実際にやって見せる時間も少しとってあげると、より安心です。それでも、電話をかけまくる場面はぐっと減るはずです。