見積もりの控えが見つからない問題、番号を付けるだけの話

お客さんから「先月出してもらった見積もり、もう一度見せてくれる」と電話がかかってきて、パソコンの中を延々と探し回った経験はありませんか。ファイルの名前が「見積書」「見積書2」「見積書最終」「見積書最終2」のようになっていて、どれが本当に渡したものか分からなくなることがあります。紙で印刷して渡した控えも、机の引き出しの奥や別の案件のファイルに紛れて出てこないことがあります。探している間もお客さんを電話口で待たせてしまい、気まずい思いをした方もいるのではないでしょうか。同じ悩みは、注文書や請求書でも起こりがちです。

こういうときは、見積もりを作るたびに番号を一つ付けておくだけで、探す手間がぐっと減ります。特別な道具は要りません。紙に手で書き足すだけでも十分です。

まず、見積もりを作るたびに、日付と順番を組み合わせた番号を付けます。たとえば2026年7月8日に出す1件目なら「20260708-1」、2件目なら「20260708-2」という具合です。次に、その番号を見積もりの一番上と、パソコンに保存するファイルの名前の先頭に、必ず同じ形で書き込みます。こうすると画面に並んだファイルが自然と日付順に並び、見た目だけでも探しやすくなります。最後に、お客さんに渡した控えの紙も、この番号順に一つの箱やクリアファイルにまとめておきます。電話で番号を聞けば、そのまま該当のものにたどり着けます。ノートに番号と会社名を一行書き添えておくと、番号を忘れられても会社名から引けます。

ただし、この工夫が効くのは今日から作る見積もりからです。もう出してしまった過去の分まで、さかのぼって番号を付け直すのは手間が大きく、無理にやらなくても大丈夫です。今日の1件から始めれば、それで十分です。