経費の精算を溜める私がたどり着いた、週1回の儀式

レシートが財布や作業着のポケットにたまっていき、月末になって慌てて全部を集める。こんな覚えがある方は多いと思います。四日市のある工務店の方も、毎月末に一時間以上かけてレシートを机に並べていました。丸まったレシートの字が薄れて読めなくなり、何を買ったか思い出せない月もあったそうです。ガソリン代なのか現場の材料代なのか分からず、結局は勘で書いて終わらせることもあったといいます。数字が合わないまま提出して、後で聞かれて困ったことも一度や二度ではなかったそうです。

こうした悩みには、月末にまとめてやるのをやめて、週に一度だけ向き合う日を決めるのが一番効きます。ためこむから苦しくなるだけで、量が少なければ落ち着いて向き合える作業だからです。特別な道具も、難しい知識も何もいりません。まず、曜日を一つ決めます。金曜の夕方でも、月曜の朝一番でも構いません。予定が入りにくい時間を選ぶと続きやすいです。次に、その日にレシートを財布や封筒から全部出し、日付順に並べて紙やノートに金額と何に使ったかを書き写します。難しく考えず、思い出せる範囲で構いません。字が薄いものは、思い出せるうちにメモを足しておくと安心です。最後に、書き写し終えたレシートは日付ごとに輪ゴムでまとめて、封筒に戻して保管しておきます。これだけで、月末に一気にやる苦しさがなくなります。

もちろん、忙しい週は決めた日を忘れてしまうこともあります。そんなときは焦らず、次の週に二週間分まとめてやれば十分です。休んでもまたその曜日に戻ればいいだけで、途切れたことを気にしすぎる必要はありません。毎回完璧にやることより、細く長く続けることの方がずっと大事だと思います。無理のない仕組みにしておくことが、長続きのこつです。