月末がいつも修羅場になる会社の、月の半ばにやる10分

月末が近づくと、請求書の準備や数字の締めに追われて、毎回残業続きになる。そんな会社は、四日市の周りにも案外多いと思います。二十九日になって「あの取引先の分、まだ確認していない」と気づき、慌てて電話をかける。担当者はもう帰っていて、結局連絡がつかないまま月をまたいでしまう。次の月も、また同じことを繰り返してしまいます。こんな場面に心当たりがある方は、きっと少なくないはずです。

実は、月末の忙しさを減らす一番の近道は、月末そのものではなく、月の半ば、十五日前後にあります。ここで十分だけ手を止めるのです。忙しくなってから頑張るのではなく、忙しくなる前に少し先回りするだけです。それだけで、月末の慌ただしさはかなり減ります。やり方も難しくありません。まず、十五日前後に、今月まだ終わっていない仕事を紙一枚かノートに書き出します。請求書を出す相手、返事待ちの案件、締め切りが近い提出物など、思いつくままで構いません。次に、その中から「今月中に自分から動かないと終わらないもの」だけに丸をつけます。相手からの連絡待ちのものは、丸をつけずにそのまま置いておきます。最後に、丸をつけたものを二つか三つだけ選びます。その場で担当の人に一声かけるか、日付を決めて手帳に書き込みます。声をかけるのは一言で十分です。ここまでで十分ほどです。

うまくいかないときも、正直にあります。忙しい月ほど十分の時間さえ取れず、後回しになりがちです。書き出す紙もどこかにしまい込んで、次の月に見つからないこともあります。それでも、月に一度この十分を続けるだけでいいのです。月末に「聞いていなかった」という慌てが少しずつ減っていきます。忙しさが全部なくなるわけではありませんが、慌てて頭を下げる回数は、確実に減らせます。