請求書の出し忘れがなくなった、月はじめの15分

「今月、まだ請求書が届いていないんですけど」。取引先からそう聞かれて、はっとした経験はありませんか。毎日の仕事や来客の対応に追われていると、請求書を作る時間はどうしても後回しになります。特に、現場に出る仕事やレジ対応が続くお店では、机に向かう時間そのものが少なくなりがちです。気がついたときには先方に催促させてしまい、申し訳ない気持ちになった方も多いと思います。

結論から言います。請求書を出す日を月に一度だけ決めて、その日は他の仕事より先に片付けます。それだけで出し忘れがなくなります。特別な道具は要りません。紙一枚とペンがあれば十分です。まず、請求書を送る相手の名前を、紙に全部書き出します。取引先の一覧を作るだけです。締め日がお客さんごとに違うなら、締め日も一緒にメモしておくと迷いません。次に、月のうちどこか一日を「請求書の日」と決めます。月はじめの一日でも、月末の最終営業日でも、自分がやりやすい日で構いません。その日の朝、他の仕事にとりかかる前に、一覧を見ながら一件ずつ請求書を作って送ります。送り終えたら、紙にチェックを入れていきます。最後に、送った日付も横に書いておきます。後で「いつ送りましたか」と聞かれても、すぐに答えられます。

この方法で、出し忘れそのものはほぼ防げます。ただ、相手が期日までに払ってくれたかどうかまでは、これだけでは分かりません。入金の確認は、また別に一覧を作るなど、もう一手間かかります。最初の月はうまく回らなくても、二か月ほど続けてみると体が覚えてきます。忙しくて一覧を見返す時間がない月もあると思います。そんなときは、紙を机の見えるところに置いておくだけでも思い出すきっかけになります。それでも、月末に「あ、出し忘れた」と焦ることがなくなります。それだけで、月はじめの気持ちはずいぶん楽になります。